Déclaration de confidentialité

aiaiai est un service d'AI-Studio, dénomination commerciale de Contento GCV, dont le numéro d'entreprise est BE 0715.660.258 et le siège est établi Oude Leuvensestraat 77 boîte 3, 3300 Tirlemont, Belgique. Vous pouvez nous joindre via hello@ai-studio.be.

Il est important de distinguer deux rôles :

• L'entreprise qui utilise aiaiai (notre client) détermine quels processus sont documentés et quels collaborateurs font des enregistrements. Pour les données de son environnement (enregistrements, procédures, base de connaissances), cette entreprise est le responsable du traitement. AI-Studio intervient à cet égard en tant que sous-traitant, conformément au contrat de sous-traitance.
• AI-Studio est elle-même responsable du traitement pour un nombre limité de données dont nous avons besoin pour proposer le service : les données de compte des administrateurs, les données de facturation et de contact, et les journaux techniques à des fins de sécurité.

Vous êtes collaborateur d'un client et vous avez une question sur vos enregistrements ou vos données ? Adressez-vous en premier lieu à votre employeur. Nous l'aidons à y répondre.

• Données de compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), rôle et données de l'entreprise telles que le nom et le secteur.
• Enregistrements : enregistrements vidéo et audio de processus de travail réalisés par un collaborateur lui-même, y compris ce qui y est visible ou audible (écran, image de la caméra, voix).
• Réponses aux questions de suivi : réponses écrites, et la voix lorsque vous parlez avec Hannah dans le navigateur ou par téléphone.
• Résultats structurés : processus, étapes, moments de décision, procédures, éléments de la base de connaissances et scores d'automatisation par processus.
• Données de consentement et d'audit : le moment auquel le consentement à un enregistrement a été donné, et un journal d'audit des exports, suppressions et validations.
• Données techniques : les données nécessaires au fonctionnement sécurisé du service, comme les cookies de session et les journaux d'erreurs.

• Pour fournir le service : analyser les enregistrements, poser des questions de suivi et constituer les procédures, la base de connaissances et les scores d'automatisation (exécution du contrat avec le client).
• Pour gérer les comptes, permettre la connexion et envoyer des e-mails transactionnels, comme les invitations et la réinitialisation du mot de passe (exécution du contrat).
• Pour sécuriser le service, prévenir les abus et détecter les erreurs (intérêt légitime).
• Pour respecter nos obligations légales, par exemple en matière comptable (obligation légale).

La base juridique des enregistrements et de leur traitement au sein d'une entreprise est déterminée par le client en tant que responsable du traitement. [À compléter/vérifier : articulation entre le consentement par enregistrement et la base juridique de l'employeur.]

• Consentement par enregistrement. Un consentement explicite est demandé avant chaque enregistrement ; le moment est consigné.
• Vous choisissez ce que vous enregistrez. Un collaborateur décide lui-même de ce qu'il enregistre et peut supprimer un enregistrement tant que l'analyse n'a pas commencé.
• Les vidéos brutes sont automatiquement supprimées à l'issue du délai de conservation fixé par l'entreprise (30 jours par défaut, réglable de 1 à 365 jours). Les résultats structurés (procédures, base de connaissances) sont conservés.
• Les données sensibles qui apparaissent fortuitement à l'image ne sont pas reprises dans les résultats.
• Aucun score ni aucune analyse par collaborateur. Nous évaluons des processus, jamais des personnes. Aucun classement, score de performance ou analyse par collaborateur n'est établi.
• Cloisonnement strict par entreprise. Chaque entreprise dispose de son propre environnement ; l'accès est imposé dans la base de données au moyen de la sécurité au niveau des lignes (row level security).
• Journal d'audit des exports, suppressions et validations.

L'application fonctionne sur un serveur propre situé dans l'Union européenne. La base de données et le stockage de fichiers sont hébergés chez Supabase, dans la région de Francfort (UE).

Nous ne vendons pas de données. Nous faisons uniquement appel aux prestataires suivants (sous-traitants ultérieurs), et seulement dans la mesure nécessaire à la fourniture du service :

• Supabase — base de données, authentification et stockage de fichiers (UE, Francfort).
• Google (API Gemini) — analyse des enregistrements vidéo. Les vidéos sont supprimées chez Google après l'analyse.
• Anthropic (API Claude) — traitement de texte, comme la structuration des étapes et le traitement des réponses.
• AskHannah — conversations téléphoniques avec Hannah (Belgique).
• Resend — envoi des e-mails transactionnels.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données en dehors de l'Espace économique européen. [À compléter : pour chaque sous-traitant ultérieur, le lieu de traitement et la garantie de transfert utilisée, p. ex. décision d'adéquation ou clauses contractuelles types.]

Nous pouvons en outre communiquer des données lorsque la loi nous y oblige.

• Enregistrements vidéo bruts : jusqu'à la fin du délai de conservation fixé par l'entreprise (30 jours par défaut, de 1 à 365 jours).
• Résultats structurés et données de compte : aussi longtemps que l'entreprise est cliente. Un administrateur peut exporter toutes les données de l'entreprise et supprimer l'entreprise. [À compléter : délai dans lequel les données sont définitivement effacées après suppression ou fin du contrat, y compris des sauvegardes.]
• Données de facturation : aussi longtemps que la loi l'exige.
• Journaux techniques : [délai de conservation à compléter].

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, comme un cookie de session pour rester connecté et un cookie qui retient l'entreprise dans laquelle vous travaillez. [À vérifier : liste complète des cookies lors de la mise en ligne.]

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, d'obtenir la limitation du traitement, de vous y opposer et de demander la portabilité de vos données. Si vos données se trouvent dans l'environnement d'une entreprise, c'est cette entreprise qui traite votre demande ; nous l'y aidons. Pour les données dont AI-Studio est elle-même responsable, vous pouvez vous adresser à hello@ai-studio.be.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité. La date indiquée en haut de la page montre quand elle a été mise à jour pour la dernière fois. En cas de modification importante, nous en informons les administrateurs de nos clients.