Contrat de sous-traitance

• Le responsable du traitement : l'entreprise qui crée un environnement sur ai-ai-ai.ai (ci-après « le client »), avec les données fournies lors de l'inscription.
• Le sous-traitant : AI-Studio, dénomination commerciale de Contento GCV, dont le numéro d'entreprise est BE 0715.660.258 et le siège est établi Oude Leuvensestraat 77 boîte 3, 3300 Tirlemont, Belgique (ci-après « AI-Studio »). Contact : hello@ai-studio.be.

Le présent contrat fait partie des conditions générales et est accepté lors de l'inscription. En cas de contradiction concernant le traitement des données à caractère personnel, le présent contrat de sous-traitance prévaut.

AI-Studio traite des données à caractère personnel exclusivement pour fournir le service aiaiai : le stockage et l'analyse d'enregistrements de processus de travail, la formulation et le traitement de questions de suivi (dans le navigateur ou par téléphone), et la constitution de procédures, d'une base de connaissances et de scores d'automatisation par processus, y compris leur export.

Le traitement dure aussi longtemps que le contrat est en cours, puis jusqu'à ce que les données aient été supprimées conformément à l'article 10.

Personnes concernées : les collaborateurs et autres utilisateurs du client, ainsi que les personnes visibles ou audibles dans les enregistrements.

Données à caractère personnel :

• données d'identification et de compte (nom, adresse e-mail, rôle, service) ;
• enregistrements vidéo et audio (image, écran, voix) et leur contenu ;
• réponses aux questions de suivi, écrites ou orales, et conversations téléphoniques avec Hannah ;
• procédures, éléments de la base de connaissances et validations dans lesquels un collaborateur peut être mentionné ;
• moments de consentement par enregistrement et journaux d'audit.

Le service n'est pas destiné aux catégories particulières de données à caractère personnel. Les données sensibles qui apparaissent fortuitement à l'image ne sont pas reprises dans les résultats. Le client évite que de telles données soient sciemment enregistrées.

• Le client détermine la finalité et les moyens du traitement et veille à disposer d'une base juridique valable.
• Le client informe au préalable ses collaborateurs de l'utilisation d'aiaiai et de leurs droits.
• Le client fixe le délai de conservation des vidéos brutes (30 jours par défaut, réglable de 1 à 365 jours).
• Le client n'utilise pas le service pour évaluer ou contrôler des collaborateurs individuels.

• AI-Studio traite les données à caractère personnel uniquement sur la base des instructions écrites du client, telles que définies dans le présent contrat et dans les paramètres que le client choisit dans le service, sauf obligation légale contraire. Dans ce cas, elle en informe préalablement le client, à moins que la loi ne l'interdise.
• AI-Studio informe immédiatement le client lorsqu'une instruction constitue selon elle une violation du RGPD.
• Les personnes qui ont accès aux données chez AI-Studio sont tenues à une obligation de confidentialité.
• AI-Studio n'établit aucun score, classement ou analyse par collaborateur ; les analyses sont réalisées uniquement par processus.
• AI-Studio n'utilise pas les données du client à ses propres fins. [À vérifier : confirmer que les données des clients ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA, y compris par les sous-traitants ultérieurs.]

AI-Studio prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• le cloisonnement strict de chaque environnement client dans la base de données au moyen de la sécurité au niveau des lignes (row level security) ;
• l'hébergement de l'application sur un serveur propre dans l'UE, ainsi que de la base de données et du stockage de fichiers chez Supabase dans la région de Francfort (UE) ;
• un consentement explicite par enregistrement, dont le moment est consigné ;
• la possibilité pour un collaborateur de supprimer un enregistrement tant que l'analyse n'a pas commencé ;
• la suppression automatique des vidéos brutes à l'issue du délai de conservation fixé ;
• des liens de téléchargement temporaires et de courte durée pour les enregistrements ;
• un journal d'audit des exports, suppressions et validations ;
• [à compléter : mesures complémentaires, telles que le chiffrement, la politique de sauvegarde et la gestion des accès chez AI-Studio].

Le client donne à AI-Studio une autorisation générale de faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :

AI-Studio impose à chaque sous-traitant ultérieur au moins les mêmes obligations que celles prévues par le présent contrat et reste responsable envers le client de leur respect. AI-Studio notifie au préalable aux administrateurs toute modification de la liste des sous-traitants ultérieurs ; le client peut formuler une objection motivée dans un délai de [délai à compléter].

Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen, AI-Studio veille à la mise en place de garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD. [À compléter : pour chaque sous-traitant ultérieur, la garantie appliquée.]

• AI-Studio aide le client, dans la mesure de ce qui est raisonnablement possible, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Les administrateurs peuvent eux-mêmes exporter et supprimer toutes les données de l'entreprise. AI-Studio transmet au client les demandes qu'elle reçoit directement.
• AI-Studio notifie au client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai de [délai à compléter] après en avoir pris connaissance, avec les informations dont le client a besoin pour une éventuelle notification à l'autorité de contrôle ou aux personnes concernées.
• AI-Studio fournit une assistance raisonnable lors d'une analyse d'impact relative à la protection des données et lors d'une consultation préalable de l'autorité de contrôle.

Les vidéos brutes sont automatiquement supprimées à l'issue du délai de conservation fixé par le client. Les résultats structurés (procédures, base de connaissances) sont conservés tant que le client ne les supprime pas.

À la fin du contrat ou lorsqu'un administrateur supprime l'entreprise, toutes les données à caractère personnel du client sont effacées, sauf obligation légale de conservation. Le client peut au préalable exporter toutes les données de l'entreprise. [À compléter : délai de suppression définitive, y compris des sauvegardes.]

AI-Studio met à la disposition du client, à sa demande, toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat, et collabore aux audits réalisés par le client ou par un auditeur désigné par lui et tenu à une obligation de confidentialité. [À compléter : conditions telles que le délai de préavis, la fréquence et les frais.]

La responsabilité des parties est régie par les conditions générales, sans préjudice des dispositions impératives du RGPD. Le présent contrat reste en vigueur aussi longtemps qu'AI-Studio traite des données à caractère personnel pour le compte du client.

Le présent contrat est régi par le droit belge. Les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Louvain.