Verwerkersovereenkomst

• De verwerkingsverantwoordelijke: de onderneming die een omgeving aanmaakt op ai-ai-ai.ai (hierna “de klant”), met de gegevens die bij de registratie werden opgegeven.
• De verwerker: AI-Studio, handelsnaam van Contento GCV, met ondernemingsnummer BE 0715.660.258 en zetel te Oude Leuvensestraat 77 bus 3, 3300 Tienen, België (hierna “AI-Studio”). Contact: hello@ai-studio.be.

Deze overeenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden en wordt aanvaard bij de registratie. Bij strijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang.

AI-Studio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst aiaiai te leveren: het opslaan en analyseren van opnames van werkprocessen, het stellen en verwerken van vervolgvragen (in de browser of via de telefoon), en het opbouwen van procedures, een kennisbank en automatisatiescores per proces, inclusief export.

De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, en daarna tot de gegevens overeenkomstig artikel 10 zijn verwijderd.

Betrokkenen: medewerkers en andere gebruikers van de klant, en personen die in opnames te zien of te horen zijn.

Persoonsgegevens:

• identificatie- en accountgegevens (naam, e-mailadres, rol, afdeling);
• video- en geluidsopnames (beeld, scherm, stem) en wat daarin voorkomt;
• antwoorden op vervolgvragen, getypt of gesproken, en telefoongesprekken met Hannah;
• procedures, kennisbankitems en validaties waarin een medewerker vermeld kan worden;
• toestemmingstijdstippen per opname en audit logs.

De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Gevoelige gegevens die toevallig in beeld komen, worden niet overgenomen in de output. De klant vermijdt dat zulke gegevens bewust worden opgenomen.

• De klant bepaalt het doel en de middelen van de verwerking en zorgt voor een geldige rechtsgrond.
• De klant informeert zijn medewerkers vooraf over het gebruik van aiaiai en over hun rechten.
• De klant stelt de bewaartermijn voor ruwe video's in (standaard 30 dagen, instelbaar van 1 tot 365 dagen).
• De klant gebruikt de dienst niet om individuele medewerkers te beoordelen of te controleren.

• AI-Studio verwerkt de persoonsgegevens enkel op basis van de schriftelijke instructies van de klant, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de instellingen die de klant in de dienst kiest, tenzij een wettelijke verplichting haar anders oplegt. In dat geval brengt ze de klant vooraf op de hoogte, tenzij de wet dat verbiedt.
• AI-Studio meldt het de klant onmiddellijk wanneer een instructie volgens haar in strijd is met de AVG.
• Personen die bij AI-Studio toegang hebben tot de gegevens, zijn tot geheimhouding verplicht.
• AI-Studio maakt geen scores, rankings of analyses per medewerker; analyses gebeuren enkel per proces.
• AI-Studio gebruikt de gegevens van de klant niet voor eigen doeleinden. [Na te kijken: bevestigen dat klantgegevens niet gebruikt worden om AI-modellen te trainen, ook niet door subverwerkers.]

AI-Studio neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• strikte afscherming van elke klantomgeving in de database met row level security;
• hosting van de applicatie op een eigen server in de EU, en database en bestandsopslag bij Supabase in de regio Frankfurt (EU);
• expliciete toestemming per opname, met het tijdstip gelogd;
• de mogelijkheid voor een medewerker om een opname te verwijderen zolang de analyse niet gestart is;
• automatische verwijdering van ruwe video's na de ingestelde bewaartermijn;
• tijdelijke, kortlevende downloadlinks voor opnames;
• een audit log van exports, verwijderingen en validaties;
• [in te vullen: aanvullende maatregelen, zoals versleuteling, back-upbeleid en toegangsbeheer bij AI-Studio].

De klant geeft AI-Studio een algemene toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen:

AI-Studio legt aan elke subverwerker minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant aansprakelijk voor hun naleving. Wijzigingen in de lijst van subverwerkers meldt AI-Studio vooraf aan de beheerders; de klant kan binnen [termijn in te vullen] gemotiveerd bezwaar maken.

Wanneer een subverwerker persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgt AI-Studio voor passende waarborgen in de zin van hoofdstuk V van de AVG. [In te vullen: per subverwerker de toegepaste waarborg.]

• AI-Studio helpt de klant, voor zover redelijk mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar). Beheerders kunnen zelf alle bedrijfsdata exporteren en verwijderen. Verzoeken die AI-Studio rechtstreeks ontvangt, stuurt zij door naar de klant.
• AI-Studio meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de klant, en uiterlijk binnen [termijn in te vullen] nadat zij er kennis van kreeg, met de informatie die de klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de toezichthouder of de betrokkenen.
• AI-Studio verleent redelijke bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.

Ruwe video's worden automatisch verwijderd na de bewaartermijn die de klant instelt. De gestructureerde output (procedures, kennisbank) blijft bewaard zolang de klant die niet verwijdert.

Bij het einde van de overeenkomst of wanneer een beheerder het bedrijf verwijdert, worden alle persoonsgegevens van de klant gewist, tenzij de wet bewaring verplicht. Vooraf kan de klant alle bedrijfsdata exporteren. [In te vullen: termijn voor definitieve verwijdering, ook uit back-ups.]

AI-Studio stelt de klant op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en werkt mee aan audits door de klant of een door hem aangestelde, tot geheimhouding verplichte auditor. [In te vullen: voorwaarden zoals aankondigingstermijn, frequentie en kosten.]

De aansprakelijkheid van partijen wordt geregeld in de algemene voorwaarden, onverminderd de dwingende bepalingen van de AVG. Deze overeenkomst loopt zolang AI-Studio persoonsgegevens voor de klant verwerkt.

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Leuven.